[人际沟通] 任务分派和接收时如何更高效沟通

职海领航小助手 发布于2019-9-25 12:22 2414 次浏览 0 位用户参与讨论   [复制分享主题]
(author:王艳梅)

记得刚加入猎头行业时一位行业前辈说总监级别以上的候选人就看情商和沟通。

在后面的工作中也切实感受到了沟通的重要性,同一个职位,有的顾问介绍候选人就有兴趣接触;财务总监的重要能力之一也包括“讲故事”,抛开日常工作不说,“讲故事”的能力在融资和上市过程中显得极为重要。

绝大部分工作问题,不来自于技能本身,而来自于沟通。有效的沟通能让人们达成共识,统一目标。


一、我们先来看看以下的关于任务分派和任务结果跟进的对话。

早晨会议时:

顾问:“ A项目你今天推荐2个候选人到Long List。B项目按照目标公司加人,今天推一个技术总监给我,另外告诉我目标公司技术总监这个岗位的情况”。
寻访员:“好。”

晚上会议时:

顾问:“你推荐的这2个候选人一个跳动频繁,一个薪资远高于客户预算,我怎么推给客户啊?”
寻访员“这已经是我今天找下来觉得最合适的2个人了。”
顾问:“那B项目的目标公司技术部门的情况给我讲讲。”
寻访员:“我列了20家目标公司,和10家公司的技术经理到技术总监沟通上了。”

对话中顾问觉得自己讲清楚工作目标了,寻访员觉得自己听明白了。为什么会出现晚上会议时结果未达成,寻访员委屈的场景呢?

我们先来看看顾问和寻访员的沟通:满足什么条件的候选人可以推荐到Long List?是不是将目标定为推荐2个候选人,即顾问看完背景后会进行顾问面试的候选人更为合适呢?

再来看看第二个任务,沟通中只提到目标公司技术总监岗位的情况,描述过于模糊。早晨会议上顾问是否可以更具体的告诉寻访员,如:只要沟通上的候选人都去了解技术部门人数、技术第一负责人的职位名称、背景、年薪。


二、高效沟通的拦路虎及如何应对

沟通时因为我们的生活环境,学习环境,工作经历等对同一个字,同一个词,同一个描述的理解会有所差异甚至天差地别。为了避免因在任务分派时的沟通不充分而造成的无用功,我们一起来看一下影响我们高效沟通的“拦路虎”及如何应对。

1.信息发送者没有讲明白工作目标

分派任务者在分配工作时除了告知明确的工作完成时间、具体的完成标准及可借助的资源之外,还要告知为什么做这件事?为什么这件事要优先处理?或者为什么要做到这么细致的程度等。知道了为什么,任务接收者才能在整个执行过程中能够对出现的一些意外情况有判断依据,并且也会结合最终目标形成一些自己的思考。

2.任务接收者缺乏主动确认的意识

下属在接收任务时很多时候听完回答一句“好”之后就结束了。但当真正去做的时候会发现很多地方不清楚。

作为倾听方我们可以用3R原则来审视自己是否真正做好了倾听。3R分别是Receive 接收,Respond 反应和Rephrase 确认。
首先在接收时我们需要放下自己的想法和判断,先认真去听对方想表达什么。不要过早或频繁的打断对方而影响对方的表达。
第二在接收信息时要通过语言或非语言的要素,让对方感觉到你在听。如通过点头、目光注视、记录、重复对方的话或关键词等。这样除了进行一些关键点的确认外,也能让对方感受到你的状态而将信息更好的表达出来。
第三点是确认,在合适的时间我们要确认接收的信息是否和对方想表达的一致,特别是关于一些关键信息必须确认,如人物,时间、地点、事情完成的标准、可以使用的资源等。并且对于沟通中的疑问或觉得需要进一步追问的信息做进一步沟通。
3.信息经过多次传递不完整或不准确

有时信息是经过多次传递后才到达真正的任务执行者,这种情况很容易出现信息不完整或传递人本身对于信息理解不同,而导致最后传到任务执行者时与任务的第一个分派人的表达有了很多误差。

我们如何避免类似的问题呢?首先沟通渠道选择上尽可能选择当面沟通,在沟通关键内容时让参与此项工作的人员都参加。

如果因为客观因素做不到相关人员都参加,可以在每一次信息传递后通过邮件形式汇总关键信息,抄送给相关人员,确保信息的完整和准确。

4.其他外部因素

在沟通中还会有一些因素会影响到我们的表达或倾听,如带有情绪、环境嘈杂、感觉另一方没有在认真倾听等,这种时候我们可以及时喊停,做出调整后再继续沟通。

三、高效沟通的必要性

沟通本身是交换信息,不管是由于任务分派者的表达不明晰,还是任务接收者不主动确认而造成的理解不一致,最后造成的都是双输的局面。

所以在我们沟通任务时分派者向右一步,接收者向左一步,来确保理解达成了一致,让合作更高效。

本帖子中包含更多资源

您需要 登录 才可以下载或查看,没有帐号?注册  

x


上一篇:从《向前一步》到《Option B》
下一篇:《2019中国支付清算行业社会责任报告》
您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册  

本版积分规则